Kop surat perusahaan merupakan bagian penting dari bisnis, karena menjadi salah satu media informasi untuk memberikan keterangan berupa identitas perusahaan atau instansi ke penerima surat, agar mengetahui dengan jelas darimana surat tersebut berasal. Kop surat berupa kepala surat di bagian atas, menampilkan logo dan nama perusahaan. Dan biasanya juga menambahkan rincian tentang alamat dan kontak perusahaan.
Pada umumnya kop surat perusahaan digunakan untuk keperluan seperti pada pembuatan faktur, surat jalan, surat kontrak, dan dokumen-dokumen lainnya. Sudah semestinya suatu perusahaan memiliki kop surat yang formal dan terlihat profesional untuk keperluan berbagai macam operasional bisnisnya. Dengan menggunakan kop surat dalam keperluan dokumentasi akan lebih memberikan kesan profesional, dapat mendukung merek, dan membantu bisnis lebih terlihat memiliki kapasitas.
Tips Membuat Kop Surat Agar Terlihat Profesional
Desain kop surat perusahaan dapat dibuat menggunakan software desain grafis agar lebih bagus dan rapi. Kop surat perusahaan yang bagus adalah yang simple tetapi terlihat profesional. Rincian yang perlu dimasukan adalah sebagai berikut.
1. Gunakan Logo dengan Kualitas Gambar yang Tinggi dan Tidak Retak
Dalam Istilah Desain Grafis, logo merupakan hal paling penting karena memainkan sebagian besar identitas dan merek perusahaan. Tetapi dalam hal ini banyak orang yang memasukan logo dengan format yang kurang sesuai. Misalnya dengan ukuran yang tidak proporsional, terlalu besar, atau terlalu kecil. Anda dapat menyesuaikannya dengan program software desain grafis, dan dapat mengatur logo dengan resolusi 300 DPI dan mode warna CMYK.
2. Agar Mudah di Kenali, Jangan Lupa Cantumkan Nama Perusahaan Pada Logo
Ini harus dimasukan jika logo perusahaan adalah gambar atau teks singkatan dari nama perusahaan. Hal ini agar lebih memaksimalkan informasi yang ditampilkan. Kecuali jika logo Anda sudah meliputi nama perusahaan keseluruhan, bagian ini tidak masalah jika ingin dikosongkan, karena sudah tertera pada logo secara langsung.
3. Gunakan Icon untuk Menambah Varian dalam Penulisan Informasi
Hal ini diperlukan, Agar konsumen dan vendor selalu dapat menghubungi perusahaan jika sewaktu-waktu membutuhkannya. Anda dapat menulis alamat perusahaan, nomor telepon, email, dan situs web. Menggunakan icon sebagai tanda juga lebih disarankan daripada mengetik setiap jenis rincian. Misalnya Anda dapat membuat atau mendownload gambar di internet berupa icon telepon, kemudian tinggal menuliskan nomor telepon perusahaan saja.
4. Hanya Menggunakan 1 Font Standar yang Menggambarkan Identitas Perusahaan
Disarankan untuk tidak menggunakan lebih dari dua jenis font agar kop surat tetap terlihat simple. Sebagian besar kop surat perusahaan menggunakan font standar seperti Arial, Calibri dan sebagainya. Tetapi Anda dapat menggunakan font yang sesuai dengan identitas merek perusahaan juga.
5. Pilih Warna yang Sesuai dengan Font Agar Terlihat Profesional
Jika ingin Memilih Warna, Anda dapat menggunakan warna yang sesuai dengan merek Anda. Menggunakan blok warna secara penuh di halaman kop surat tidak disarankan, Anda dapat menggunakannya pada bagian atas dan bawah. Atau dapat juga menggunakan secara penuh, tetapi dengan opacity rendah, agar masih kelihatan jelas ketika digunakan untuk mengisi halaman kop surat.
Anda dapat mengatur tata letak atau layout desain sesimple mungkin, tetapi tetap terlihat profesional. Misalnya memasukkan logo dan nama perusahaan di bagian atas dan disejajarkan ke tengah. Dan memasukan rincian kontak di bagian bawah dengan sejajar antara kanan dan kiri. Atau mengkreasikannya sesuai dengan ide-ide Anda sendiri yang sesuai dengan merek perusahaan.
Jenis Kertas Apa Untuk Mencetak Kop Surat?
Untuk melakukan cetak kop surat tidak diperlukan kertas khusus, pada umumnya menggunakan kertas HVS 80gsm atau HVS 100gsm, dan dengan ukuran standar dalam kop surat biasanya adalah A4. Jika mencetak dalam quantity yang tidak terlalu banyak, Anda dapat menggunakan menggunakan digital printing. Sedangkan jika ingin mencetak dalam quantity yang banyak sekaligus, misalnya 2000 kop surat, disarankan menggunakan offset printing yang harganya akan lebih murah. Untuk format file, Anda dapat menggunakan ekstensi PDF agar mendapatkan hasil produksi yang maksimal.
Jika bisnis Anda adalah bisnis yang memberikan produk atau layanan profesional, kop surat perusahaan yang digunakan harus formal dan sesuai dengan hal itu. Jika bisnis Anda adalah bisnis yang mengikuti tren terbaru dan inovatif, kop surat yang digunakan harus dengan desain. Demikian pembahasan tentang membuat kop surat perusahaan terlihat profesional. Semoga bermanfaat.